La certificación de documentos es un proceso fundamental en trámites legales y transacciones importantes.
Aunque existen documentos firmados digitalmente válidos, algunas situaciones requieren la verificación de autenticidad a través de métodos tradicionales como el envío por correo o trámite presencial.
En este sentido, la apostilla y la autenticación son dos procedimientos clave con diferencias significativas.
Apostilla vs Autenticación
Tanto la apostilla como la autenticación se utilizan para validar la autenticidad de documentos estadounidenses en otros países.
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Cómo se autentica un documento y cuál es el proceso a seguirSe verifican firmas, sellos y timbres en documentos como órdenes judiciales, contratos, certificados civiles, actas de matrimonio, diplomas, entre otros. La diferencia principal radica en el país de destino, siendo la apostilla requerida en naciones adheridas al Convenio de La Haya y la autenticación en aquellos que no lo están.
Procedimiento de Solicitud de apostilla en los EE.UU
Antes de proceder con la solicitud, es necesario notarizar el documento, asegurarse de su originalidad y traducirlo al inglés si es necesario.
Documentos que requieren apostilla y por qué
La apostilla se aplica principalmente a documentos originales o copias certificadas en países signatarios de la Convención de La Haya.
Este proceso es indispensable cuando se requiere emprender trámites en el extranjero, residenciarse, trabajar o estudiar en otro país.
¿Qué aspectos considerar?
Es crucial comprender el proceso de notarización de documentos, ya que varía dependiendo de si los notarios están comisionados a través del condado o del estado.
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Nueva Jersey: ¿Por qué necesitas una real ID antes de mayo de 2025?Es fundamental que los documentos incluyan información como el nombre legible del funcionario que firma, la institución, la fecha de emisión y los sellos.
Cuando se trata de apostillar documentos, es imprescindible que estén en inglés, por lo que se requiere una traducción legal y notariada si están en otro idioma.
Asimismo, es importante que las fechas de certificación del secretario de la corte precedan a la certificación del secretario de estado, y que todos los sellos y firmas sean originales.
¿Cómo realizar la solicitud de apostilla en línea?
Actualmente, las apostillas y autenticaciones se tramitan únicamente por correo físico. El formulario DS-4194 debe ser completado y enviado junto con los documentos que requieren apostilla, el pago correspondiente y un sobre prepagado para el retorno del envío.
¿Cuánto tiempo demora y cuánto cuesta?
Una vez recibida la solicitud, el proceso de otorgamiento de la apostilla puede tomar entre diez a once semanas, con una tarifa de 20 dólares por cada documento.
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¿Cuál es el procedimiento y el momento adecuado para renovar el Pasaporte?Es fundamental considerar el costo de la traducción de algunos documentos, así como la posibilidad de multiplicar los gastos al contratar servicios de terceros.
¿Quiénes están facultados para otorgar la apostilla?
Las Secretarías de Estado pueden apostillar documentos que han recibido fe pública de un notario o han sido emitidos por autoridades administrativas.
Sin embargo, en el caso de sentencias o acuerdos emitidos por jueces federales, el trámite debe realizarse con los funcionarios de la Corte Federal.
El seguimiento del envío es crucial y la dirección de envío se encuentra en Virginia.
A pesar de no contar con un proceso en línea para la apostilla en Estados Unidos, existen servicios notariales confiables que pueden realizar el trámite de manera segura.
En caso de necesitar traducción, esta debe estar notariada junto al documento original.
Es fundamental informarse adecuadamente antes de confiar tus documentos a terceros desconocidos.
